Wenn wir unsere Arbeitszeiten und die Woche nicht richtig gestalten, bleibt am Freitagabend ein schaler Nachgeschmack: Was haben ich eigentlich die ganze Zeit gemacht? (shutterstock.com)

Sie kennen solche Wochen bestimmt: Wir arbeiten ohne konkreten Plan, nehmen an Sitzungen und Besprechungen ohne Traktanden und Ziele teil. Wir lassen uns von der ständigen Flut von Benachrichtigungen ablenken. Und am Schluss stellen wir uns die Frage: Was haben ich eigentlich gemacht?

Dabei vergessen wir das Wichtigste: Wie wir unsere Arbeitszeiten und die Woche gestalten. Wissen wir, wann wir unsere beste Arbeit leisten und am produktivsten sind? Wie viele Besprechungen wir einplanen sollten? Wie wir mit Nachrichten und Mails umgehen, um ungestört arbeiten zu können?

Der US-Unternehmer und Berater Banks Benitez hat in einem Beitrag für den Blog des Weltwirtschaftsforum (WEF) vier Wege aufgezeichnet, wie sich eine Arbeitswoche erfolgreich gestalten lässt.

Führen Sie eine Selbsteinschätzung durch, um Ihre Zeit zu verstehen

Tragen Sie zwei Wochen lang alles, was Sie tun, in Ihren Kalender ein, von Besprechungen und Zeitblöcken für E-Mails bis hin zu speziellen Projekten und der Vorbereitung auf bevorstehende Besprechungen. Danach analysieren Sie die Zeiten und die Daten und stellen sich folgende Fragen:

  • Was fällt Ihnen auf, wie Sie Ihre Zeit verbracht haben?
  • Wie viel Prozent Ihrer Zeit widmen Sie den einzelnen Projekten? Den Besprechungen?
  • An welchen Tagen in der Woche sind Sie am konzentriertesten?
  • Zu welcher Tageszeit haben Sie die meiste Energie?

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Ihrer Analyse, um die folgenden Schritte zu unternehmen:

  • Identifizieren Sie kleine Änderungen: Kleine Verbesserungen können sich zu grossen Unterschieden summieren. Was sind die einfachsten Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Arbeitswoche proaktiv zu gestalten? Ein Beispiel könnte sein, mehrere Male (drei- bis viermal pro Woche) den Kalender zu blockieren, um sich Zeit für intensive Arbeit zu nehmen und dabei Benachrichtigungen und Mails auszuschalten.
  • Ermitteln Sie wichtige Änderungen: Grosse strukturelle Änderungen an Ihrer Woche können auch dazu führen, dass Sie mehr Zeit für die wichtigste Arbeit haben. Wenn Sie zum Beispiel wöchentliche Sitzungen, die keinen echten Mehrwert bringen, absagen oder nicht daran teilnehmen.

Reduzieren Sie die Kosten für Ablenkungen, um Zeit zu schaffen

Das australische Softwareunternehmen Atlassian hat eine Untersuchung über Ablenkungen durchgeführt. Die Ergebnisse sind erschütternd. Hier ein paar Zahlen:

  • 36: Die Anzahl der E-Mail-Checks pro Stunde
  • 16 Minuten: Zeit, die wir brauchen, um uns nach einer eingehenden E-Mail wieder zu konzentrieren
  • 56: Wie oft wir pro Tag unterbrochen werden
  • 3 Minuten: Die Zeit, die wir mit Arbeiten verbringen, bevor wir zwischen den Aufgaben wechseln
  • 2 Stunden: Die Zeit, die wir täglich damit verbringen, uns von Ablenkungen zu erholen

Hier sind ein paar Schritte, um die durch Ablenkungen verlorene Zeit zu reduzieren:

  • E-Mail: Schalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen aus und nehmen Sie sich zwei bis drei Zeitblöcke vor, um E-Mails während des Tages zu prüfen und zu beantworten. Ignorieren Sie dann die E-Mails für den Rest des Tages, da Sie wissen, wann Sie die Zeit haben werden, sich damit zu befassen.
  • Benachrichtigungen: Schalten Sie alle Benachrichtigungen (E-Mails, interne Team-Benachrichtigungen) für bestimmte «Deep Work Zones» aus, also Zeitfenster für intensives Arbeiten, die über die Woche verteilt sind.
  • Erstellen Sie zielgerichtete Kalenderblöcke: 30- oder 60-minütige Kalenderblöcke können helfen, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen oder ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Zeitbeschränkungen zur Erreichung eines bestimmten Ziels können Ihre Konzentration erhöhen und Sie dazu befähigen, Ablenkungen auszublenden.

Schaffen Sie Grenzen, um Ihre Zeit optimal zu nutzen

Grenzen sind ein wichtiger Schritt, um Ablenkungen, Burnout und Arbeitsstress zu reduzieren. Angesichts der Tatsache, dass 79 % der Arbeitnehmenden im Jahr 2021 über arbeitsbedingten Stress berichten, müssen wir die Verantwortung für uns selbst übernehmen und unsere Zeit zurückgewinnen.

Es kann schwierig sein, Grenzen zu setzen, aber Sie sollten die Ergebnisse Ihrer Selbstprüfung nutzen, um zu bestimmen, welche Grenzen am wertvollsten sind. Geht es zum Beispiel darum, Ihre Zeit zu schützen? Begrenzen Sie neue, zusätzliche Aufgaben? Bestimmte Tageszeiten für wichtige Arbeiten zu blockieren, wenn Sie am besten arbeiten können? Vermeiden Sie Firmenveranstaltungen, die nicht erforderlich sind?

Wenn Sie Ihre Grenzen anderen Personen kommunizieren, konzentrieren Sie sich auf den Nutzen, den diese für die anstehende Aufgabe bringen.

Testen, Optimieren und Wiederholen, um Ihre Zeit zu erhalten

Beginnen Sie mit der Gestaltung eines einzigen Arbeitstages. Wie können Sie proaktiv einen Arbeitstag strukturieren, der mit hoher Wahrscheinlichkeit konzentriert, produktiv und gesund ist? Nehmen Sie zwei bis drei kleine Änderungen vor: Begrenzen Sie die Zahl der Benachrichtigungen und E-Mails, nehmen Sie sich Zeit für vertiefte Arbeit. Überprüfen Sie am Ende des Tages, was Sie gelernt haben. Was hat funktioniert? Was hat nicht geklappt? Dann versuchen Sie es an einem anderen Tag erneut.

Wenn es Ihnen schwerer fällt, täglich Änderungen vorzunehmen, sollten Sie eine ganze Woche betrachten und sich auf zwei bis drei kleine Änderungen konzentrieren, die Sie wöchentlich vornehmen können. Reflektieren Sie dann am Ende der Woche, was funktioniert hat und was nicht, und versuchen Sie es in der nächsten Woche erneut.

Oft haben wir das Gefühl, dass unser Kalender für uns vorbestimmt sei. Wir müssen nur auf all die Ansprüche, die an uns gestellt werden, reagieren und das Beste daraus machen, indem wir uns bemühen, alles unterzubringen. Aber wir haben mehr Macht, als wir uns manchmal eingestehen.

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